Ketahui 5 Tanggung Jawab Utama Seorang Sekretaris dalam Perusahaan

Image by Claudio_Scott from Pixabay

Menjadi seorang sekretaris merupakan salah satu jabatan penting dalam sebuah perusahaan. Tanggung jawab yang dipegang oleh seorang sekretaris sangat dalam sebuah perusahaan sangat berhubungan erat dengan Pimpinan atau Direktur. Peranan yang dipegang oleh seorang sekretaris sangatlah penting karena pekerjaan seorang sekretaris tidak dapat dipisahkan dengan Pimpinannya.

Profesi sebagai seorang sekretaris memiliki tanggung jawab dan tugas yang banyak. Tanggung jawab yang mengikat seorang sekretaris membuat tugas-tugas yang dijalankan sangatlah padat. Kegiatan utama seorang sekretaris tidak jauh-jauh dari mengurusi segala keperluan direksi. Berikut ini beberapa tanggung jawab utama seorang sekretaris dalam sebuah perusahaan:

1. Menyiapkan Berkas atau Catatan yang Diperlukan oleh Pimpinan

Seorang sekretaris memiliki tanggung jawab untuk menyiapkan berkas atau catatan yang diperlukan oleh pimpimpinan di berbagai keperluan acara. Misalnya, dalam sebuah rapat selain menyiapkan berkas yang dibutuhkan, seorang sekretaris perlu menjadi notulen.

Menjadi notulen atau juru tulis dibutuhkan saat pimpinan sedang mengadakan sebuah rapat. Seorang sekretaris dituntut untuk dapat mendjadi juru tulis dengan mencatat point-point penting saat rapat. Hal itu dibuthkan mengingat kegiatan seorang pimpinan yang padat dan terkadang dapat melupakan sesuatu. Saat itulah, seorang sekretaris dibutuhkan untuk dapat menjadi notulen.

2. Menerima Surat atau Pesan Untuk Pimpinan

Tanggung jawab seorang sekretaris berikutnya yaitu menerima pesan atau surat yang ditujukan untuk pimpinan. Seorang sekretaris wajib menjaga kerahasiaan surat atau pesan yang diterima untuk pimpinan. Pesan atau surat yang diterima wajib disampaikan kepada pimpinan tanpa ada yang disembunyikan.

3. Membuat Proposal Kerjasama atau Penawaran

Membuat proposal kerjasama atau penawaran menjadi salah satu kegiatan seorang sekretaris dalam sebuah perusahaan. Seorang sekretaris dituntut untuk dapat bertanggung jawab dengan proposal kerjasama atau pernawaran yang dibuatnnya. Diharuskan untuk tidak ada kesalahan dalam pembuatan proposal kerjasama atau penawaran.

4. Mewakili Pimpinan Saat Tidak Dapat Hadir dalam Pertemuan

Saat seorang pimpinan tidak dapat hadir dalam sebuah pertemuan atau rapat, seorang sekretaris dapat mewakili pimpinannya saat diperlukan. Mewakili pimpinan saati pimpinan tidak dapat hadir dalam rapat atau pertemuan sudah menjadi salah satu tanggung jawab bagi seorang sekretaris.

5. Mengatur Agenda Rapat Pimpinan

Tanggung jawab yang paling umum dilakukan oleh seorang sekretaris yaitu mengatur agenda rapat pimpinan. Mengatur dan menyesuaikan agenda rapat atau pertemuan diperlukan agar jadwal pimpinan dapat disesuaikan dengan agenda rapat.

Itu dia 5 tanggung jawab utama dan yang umumnya dilakukan oleh seorang sekretaris dalam sebuah perusahaan.